Une procédure qui n'est écrite nulle part part avec l'agent qui la connaissait. Le manuel tient en une fiche par tâche : qui fait quoi, dans quel ordre, qui signe, avec sa date de mise à jour et son responsable. Une fois ces fiches écrites, un agent IA peut répondre aux questions de vos équipes en citant la note, que l'agent municipal ouvre pour vérifier.
Abraham Brakha, formateur IA · Mis à jour le 9 octobre 2026
Un manuel des procédures internes est un recueil de fiches, une par tâche : qui fait quoi, dans quel ordre, avec quel document, et qui signe. Ce qui le rend utile tient à deux mentions en tête de chaque fiche : la date de la dernière mise à jour et le nom du responsable de la fiche.
Ces notes ont un statut juridique. Une note de procédure produite par la mairie est un document administratif au sens de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration, et une archive publique au sens de l'article L211-4 du code du patrimoine.
Une fois les procédures écrites, un agent IA peut répondre à la question d'une nouvelle recrue à partir de la note, en donnant son nom. Si aucune note ne répond, il le dit. L'agent municipal ouvre la note citée avant d'agir.
Voici le modèle que nous proposons. Nous le gardons court, parce qu'un agent IA cite mieux une note qui porte ces cinq mentions.
Deux codes s'appliquent à une note de procédure, même rédigée pour un usage interne.
| Question | Ce que dit le texte | Article |
|---|---|---|
| Une note interne est-elle un document administratif ? | Oui. Les documents produits ou reçus par une collectivité dans sa mission de service public le sont, quels que soient leur forme et leur support. Le texte cite les instructions, les circulaires et les notes. | L300-2 CRPA |
| Un habitant peut-il en demander communication ? | Le droit à communication ne vise que les documents achevés. Une fiche encore en cours de rédaction n'en est pas un. | L311-2 CRPA |
| L'ancienne version se jette-t-elle ? | Les documents qui procèdent de l'activité des collectivités territoriales sont des archives publiques. Nous datons chaque version et gardons l'ancienne, plutôt que de l'écraser. | L211-4 code du patrimoine |
Nous en tirons une règle d'écriture : une fiche terminée doit pouvoir être montrée. Nous l'écrivons comme si un habitant ou un élu pouvait la lire, sans nom d'usager ni commentaire sur une personne.
Dans la vidéo, une recrue demande comment faire un bon de commande, et l'agent IA répond en citant la note « Achats ». Il répond à partir des notes que vous avez écrites, et seulement à partir d'elles.
Aujourd'hui, les procédures de votre mairie sont dans des notes rangées un peu partout, ou dans la tête des plus anciens. Quand l'un d'eux part à la retraite, une partie de ce savoir part avec lui.
Demain, une nouvelle recrue demande à un agent IA comment faire un bon de commande. Il répond à partir des procédures écrites de la mairie, et il donne le nom de la note où il a trouvé la réponse. Si la procédure n'est écrite nulle part, il répond qu'il n'a trouvé aucune note sur ce sujet.
Ce que votre agent municipal y gagne : il ne fait plus le tour des bureaux pour trouver le collègue qui connaît la procédure. Il ouvre la note indiquée pour vérifier, et il prévient son responsable si une procédure n'est plus à jour. Et une procédure écrite sert à tous, même après le départ de celui qui l'a rédigée.
Voix de synthèse
Chaque vidéo se termine par la même conclusion : « IzaIA est là pour vous aider à choisir. Nous regardons d'abord si un produit fait déjà ce travail. Nous ne construisons un agent IA que s'il le faut. Et nous vous disons quand il n'est pas à construire : quand il est question de relation humaine, d'arbitrage, de décision. Là, l'intelligence dont vous avez besoin n'a rien d'artificiel. »
Le travail commence par vos fiches, avant tout agent IA :
Par celles qu'un seul agent connaît, et par celles que les nouvelles recrues demandent le plus. Un départ à la retraite annoncé est le moment de rédiger les premières : l'agent qui part relit la fiche avant de partir.
Une note de procédure est un document administratif au sens de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration. Le droit à communication porte sur les documents achevés : un brouillon n'est pas concerné.
Certains documents ne sont communicables qu'à la personne qu'ils concernent, selon l'article L311-6 du même code. Pour une demande précise, votre service juridique tranche.
Il répond qu'il n'a trouvé aucune note sur ce sujet. Il n'invente pas de procédure. Cette réponse est utile en elle-même : elle montre au responsable du service la fiche qui manque.
Non. L'agent municipal qui trouve une note périmée le signale au responsable du service, qui la corrige. L'agent IA lit la nouvelle version une fois qu'elle a été versée dans la base.
Oui, une fois l'outil et son hébergement vérifiés : les procédures parlent rarement de personnes, mais certaines renvoient à des modèles, des comptes ou des accès. La règle sur ce qu'un agent public saisit dans un outil d'IA est sur notre page sur l'IA dans les services d'une collectivité.
Mis à jour le 9 octobre 2026. Le modèle de fiche présenté ici est le nôtre, pas un modèle officiel. Pour une question de communication ou de données, votre service juridique et votre délégué à la protection des données ont la main.
Interroger le manuel de procédures est un cas parmi nos seize exemples d'agents IA pour une collectivité. Notre formation IA d'une journée pour les agents des collectivités aide chaque agent à trier ce qu'il peut confier à un outil d'IA et ce qui reste en interne.