Formation IA pour les EHPAD et les établissements médico-sociaux
Une journée dans votre établissement. Aucune donnée résident réelle, aucun accès au logiciel de soins.
Nous travaillons avec des établissements d'hébergement pour personnes âgées dépendantes sur trois besoins qui reviennent presque toujours dans le même ordre : comprendre ce que l'IA change pour une équipe au quotidien, savoir ce qu'on a le droit de lui confier quand les données sont des données de santé, puis décider quels écrits lui ouvrir et lesquels garder à la main.
Nous concevons et animons nos formations. Le volet administratif et le dossier de prise en charge OPCO passent par FORM'RH, organisme de formation certifié Qualiopi (n° QUA24120006), selon votre branche. Nous intervenons dans vos locaux, partout en France, depuis Lyon.
Ce que vous devez savoir
Trois réponses utiles, y compris si vous ne travaillez jamais avec nous.
En EHPAD, la règle est plus stricte qu'ailleurs
Les données que manipule un établissement ne sont pas des données ordinaires. L'état de santé, la perte d'autonomie, les traitements et les transmissions relèvent des catégories particulières du RGPD, dont le traitement est interdit par principe et n'est possible que dans des cas limitativement prévus.
Un usage réel sur des données de résidents supposerait un hébergement certifié pour les données de santé, ce qu'aucun outil grand public ne propose. C'est la raison pour laquelle cette journée se tient entièrement sur des cas fictifs, et c'est rappelé dès l'ouverture.
| Catégorie | Règle | Dans l'établissement |
|---|---|---|
| Vert | Usage libre | Trames de courrier vierges, textes réglementaires publiés, supports d'animation, documentation diffusable, cas fictifs construits en séance |
| Orange | Anonymisation, puis relecture | Projet de courrier à une famille, note de service, compte rendu de réunion, fiche de poste. Un responsable relit avant envoi |
| Rouge | Ne sort pas de l'établissement | Identité d'un résident, état de santé, traitements, transmissions ciblées, dossier de liaison d'urgence, situation familiale |
Nous remettons cette grille en fin de journée, prête à afficher. C'est la première chose que nous posons, avant tout atelier.
L'obligation européenne s'applique aussi à votre établissement
L'article 4 du règlement européen sur l'intelligence artificielle s'applique depuis le 2 février 2025 ; depuis sa réécriture du 27 juillet 2026 par le règlement (UE) 2026/1744, il demande aux organisations qui utilisent l'IA de prendre des mesures pour favoriser la maîtrise de l'IA par leur personnel, sans niveau ni durée imposés. Un établissement entre dans ce champ dès lors que des professionnels utilisent ces outils, ce qui est déjà le cas dans la plupart des structures, souvent sans que la direction en ait connaissance. Nous expliquons sur une page dédiée ce que l'article 4 demande vraiment.
Le texte n'exige pas de certification. Un programme, une feuille d'émargement et une attestation montrent ce qui a été fait, et nous les remettons systématiquement.
La journée s'achève sur une charte d'usage propre à l'établissement et sur un plan d'action individuel. C'est la trace écrite dont la direction a besoin, et le document qui permet de dire aux équipes ce qui est ouvert et ce qui ne l'est pas.
Nous parlons votre vocabulaire, pas celui de la technique
Une formation qui ignore le langage du secteur perd la salle en dix minutes. Les cas pratiques de la journée sont construits sur les objets réels de l'établissement.
| Terme | Ce qu'il désigne |
|---|---|
| IDEC | Infirmière coordinatrice, interface entre la direction, les soignants et les familles |
| CVS | Conseil de la vie sociale, instance de représentation des résidents et de leurs familles |
| GMP et PATHOS | Indicateurs de charge en soins et en dépendance, utilisés pour la tarification |
| CPOM | Contrat pluriannuel d'objectifs et de moyens signé avec l'ARS et le conseil départemental |
| APA | Allocation personnalisée d'autonomie, dispositif de financement pour les familles |
| DLU | Dossier de liaison d'urgence, transmis en cas d'hospitalisation |
| Transmissions ciblées | Méthode de rédaction des observations soignantes sur le résident |
Parmi ces objets, la journée ne touche qu'aux écrits administratifs et relationnels. Le dossier de liaison d'urgence et les transmissions ciblées sont cités pour être explicitement placés hors du champ.
Les cinq situations que nous entendons le plus souvent
Ce que la journée traite, et ce qu'elle laisse dehors
Le périmètre du niveau 1 n'est pas négociable en EHPAD. Nous le disons avant, pas pendant.
| Sujet | Dans cette journée |
|---|---|
| Communication écrite aux familles et aux partenaires | MatinTraité. Courriers et messages aux familles, aux partenaires, à l'ARS et au conseil départemental, à partir de trames. |
| Démarches administratives expliquées aux familles | MatinTraité. Dossier d'admission, allocation personnalisée d'autonomie, réponses aux sollicitations, sur cas fictifs. |
| Vie sociale et animation | Après-midiTraité. Plannings d'activités personnalisés et supports visuels, sur profils fictifs. |
| Écrits de direction et ressources humaines | Après-midiTraité. Comptes rendus du conseil de la vie sociale, notes de service, fiches de poste et annonces de recrutement. |
| Formulation des écrits de coordination | Après-midiTraité. Aide à la formulation professionnelle, sans aucune donnée résident réelle. |
| Logiciel de soins, dossier patient informatisé, pharmacie à usage intérieur | Hors périmètre. Aucun accès, pas même en lecture. |
| Dossiers de résidents réels | Hors périmètre. Tous les cas pratiques sont fictifs ou anonymisés. |
| Aide au diagnostic et à la prescription | Hors périmètre. Relève du dispositif médical logiciel, qui suit un tout autre régime. |
| Transmissions ciblées et dossier de liaison d'urgence | Hors périmètre sur des données réelles. Seule la formulation est travaillée, sur cas fictifs. |
Les sujets retenus ont un point commun : ce sont des écrits administratifs et relationnels à format stable. Ce sont les premiers sur lesquels une IA est utile, et les seuls qu'un établissement peut ouvrir sans toucher au soin.
À quoi sert cette journée
Le rythme est volontairement ralenti sur la prise en main. Chaque séquence de méthode est suivie d'un temps de pratique guidée avant l'atelier autonome. On ne fait pas de théorie sur les réseaux de neurones. On travaille sur vos écrits.
Une journée, toutes les fonctions administratives
7 h · présentielGroupe jusqu'à dix participants, dans votre établissement : direction, infirmière coordinatrice, secrétariat et accueil, animation, référents familles. Aucun prérequis technique : l'usage courant d'un ordinateur suffit. Tout se fait dans un navigateur, sur des cas fictifs.
Matin : cadre, méthode et écrits aux familles
Après-midi : vie sociale, direction et coordination
L'après-midi se différencie par fonction. Chacun travaille sur ses propres écrits, avec le même cadre et la même méthode que le matin.
Les trois ateliers qui portent la journée
Nous n'en faisons pas la démonstration : le participant produit le document lui-même, sur un cas fictif, et le relit devant le groupe.
Annonce d'un changement d'organisation, réponse à une inquiétude, explication d'une pièce manquante au dossier d'admission. Le participant construit la trame, puis l'ajuste au ton de l'établissement.
En séance, la trame sort en quelques minutes. La relecture, elle, prend le temps qu'elle prend : c'est elle qui engage l'établissement auprès d'une famille, et elle ne se délègue pas. Ce qui disparaît, c'est la page blanche.
Planning d'activités adapté à des profils fictifs, affiche d'animation, information aux familles. Le participant produit le support et le décline sur plusieurs formats.
L'atelier insiste sur ce qui reste à sa charge : l'adaptation réelle aux capacités des résidents, que seul un professionnel connaît. L'IA met en forme une proposition. Elle ne connaît aucun résident.
Structure, formulations, suivi des points évoqués, restitution aux familles. Le participant construit le compte rendu à partir de notes fictives prises en séance.
Restent à sa charge, et l'atelier y insiste : l'exactitude de ce qui a été dit et les suites données. Un compte rendu plausible n'est pas un compte rendu fidèle, et c'est la direction qui le signe.
Ce que cette formation n'enseigne pas
Le périmètre est fermé, et il l'est plus strictement ici que dans tout autre secteur où nous intervenons.
- Aucune connexion à votre logiciel de soins, à votre dossier patient informatisé ni à la pharmacie à usage intérieur. Tout se fait dans Claude ou ChatGPT. Aucun atelier ne peut échouer pour une raison technique.
- Aucune donnée de résident réelle. Tous les cas pratiques sont fictifs ou anonymisés. Rien de ce qui concerne une personne hébergée ne sort de l'établissement pendant la journée.
- Aucune aide au diagnostic, à l'évaluation clinique ou à la prescription. Ces usages relèvent du dispositif médical logiciel, soumis à un tout autre régime, et n'entrent dans aucune formation de ce niveau.
- Aucun traitement des transmissions ni du dossier de liaison d'urgence sur des données réelles. Seule la formulation professionnelle est travaillée, sur des cas construits.
- Aucun envoi automatique. Chaque document produit en séance est un projet. Un professionnel relit et envoie.
C'est ce périmètre qui permet de mettre l'IA entre les mains des équipes administratives sans exposer une seule donnée de santé, et sans déplacer la responsabilité de l'établissement. La journée est utilisable dès le lendemain parce qu'elle s'arrête là.
Le prix, en clair
Selon que votre établissement relève du public, du privé ou de l'associatif, l'éligibilité à une prise en charge par l'OPCO Santé ou par l'ANFH dépend de votre convention collective et se confirme au cas par cas. FORM'RH monte le dossier avec vous.
- La journée
- 2 500 € HT pour le groupe, jusqu'à dix participants, soit 250 € HT par personne.
- Sur une seule fonction
- 2 500 € HT. Même durée, même tarif : la journée entière va à l'accueil, à l'animation ou à la direction, avec deux ateliers de plus.
- Groupes d'établissements
- Sur devis à partir de trois sessions, avec un programme cohérent d'un établissement à l'autre.
Le déplacement est compris en Auvergne-Rhône-Alpes, facturé au réel ailleurs. Support pédagogique et livrables inclus.
Une fois votre accord donné, FORM'RH prend en charge le volet administratif : convention de formation, programme détaillé, devis, feuille d'émargement et attestation. Et nous vous le disons si votre cas ne se prête pas à une prise en charge.
Ce que nous demandent les établissements
Allez-vous vous connecter à notre logiciel de soins ou au dossier résident ?
Non, jamais. Aucune séquence de cette journée ne demande un accès à votre logiciel de soins, à votre dossier patient informatisé ou à la pharmacie à usage intérieur, pas même en lecture.
Tout se fait dans Claude ou ChatGPT, sur des cas fictifs ou anonymisés. Aucune donnée résident réelle n'est saisie en séance.
Les données de santé peuvent-elles être traitées par une IA ?
Les données de santé relèvent des catégories particulières du RGPD, dont le traitement est interdit par principe et n'est possible que dans des cas limitativement prévus.
Un usage réel sur des données de résidents supposerait un hébergement certifié pour les données de santé, ce qu'aucun outil grand public ne propose. C'est pourquoi la journée se tient entièrement sur des cas fictifs, et c'est rappelé dès l'ouverture.
L'IA peut-elle aider à évaluer l'état d'un résident ?
Non, et c'est exclu du programme sans exception. L'aide au diagnostic, l'analyse d'un dossier résident réel et tout ce qui relève d'un dispositif médical logiciel sortent du périmètre.
La formation porte sur les écrits administratifs et relationnels de l'établissement, pas sur le soin.
Nos équipes sont peu à l'aise avec le numérique. Est-ce adapté ?
Oui, et le rythme est pensé pour cela. Chaque séquence de méthode est suivie d'un temps de pratique guidée avant l'atelier autonome, ce qui laisse à chacun le temps de prendre l'outil en main.
Aucun prérequis technique : l'usage courant d'un ordinateur suffit, et tout se fait en langage naturel dans un navigateur.
Une même journée peut-elle servir à la direction, au secrétariat et à l'animation ?
Oui, parce que l'après-midi comprend un atelier différencié par fonction. La direction et l'infirmière coordinatrice travaillent sur les comptes rendus du conseil de la vie sociale, les notes de service et les fiches de poste. L'accueil travaille sur les courriers aux familles. L'animation travaille sur les supports de vie sociale.
Le cadre et la méthode du matin, eux, sont communs. C'est ce qui donne à l'équipe une règle partagée plutôt que des pratiques individuelles.
La formation est-elle prise en charge ?
Elle entre dans le plan de développement des compétences. Selon que votre établissement relève du public, du privé ou de l'associatif, l'éligibilité à une prise en charge par l'OPCO Santé ou par l'ANFH dépend de votre convention collective et se confirme au cas par cas.
FORM'RH monte le dossier avec vous, et nous vous le disons si votre cas ne s'y prête pas.
Nos équipes utilisent déjà ChatGPT. Est-ce vraiment utile de se former ?
C'est plutôt la raison principale de le faire. L'outil est déjà là, il manque la règle et la méthode.
En établissement, le risque n'est pas théorique : une information de santé saisie dans un outil grand public sort de l'établissement. La journée traite ces deux points : ce qui ne doit jamais y entrer, et comment vérifier une sortie avant de l'envoyer à une famille.
Nous travaillons aussi avec
La méthode est la même ; les cas pratiques changent.
Parlons de votre établissement
Une seule porte d'entrée : un rendez-vous téléphonique, sans engagement. Vous décrivez la taille de votre établissement, la composition de vos équipes administratives et vos contraintes. Nous vous disons ce qui vous correspond, y compris quand ce n'est pas nous.