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Formation · EHPAD et médico-social

Formation IA pour les EHPAD et les établissements médico-sociaux

Une journée dans votre établissement. Aucune donnée résident réelle, aucun accès au logiciel de soins.

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Nous travaillons avec des établissements d'hébergement pour personnes âgées dépendantes sur trois besoins qui reviennent presque toujours dans le même ordre : comprendre ce que l'IA change pour une équipe au quotidien, savoir ce qu'on a le droit de lui confier quand les données sont des données de santé, puis décider quels écrits lui ouvrir et lesquels garder à la main.

IZAIA est une formation proposée par FORM'RH, organisme de formation certifié Qualiopi (n° QUA24120006). Nous intervenons dans vos locaux, partout en France, depuis Lyon.

Qualiopi - processus certifie - Republique francaise

La certification qualité a été délivrée au titre de la catégorie d'action suivante : actions de formation.

Avant de nous appeler

Ce que vous devez savoir

Trois réponses utiles, y compris si vous ne travaillez jamais avec nous.

En EHPAD, la règle est plus stricte qu'ailleurs

Les données que manipule un établissement ne sont pas des données ordinaires. L'état de santé, la perte d'autonomie, les traitements et les transmissions relèvent des catégories particulières du RGPD, dont le traitement est interdit par principe et n'est possible que dans des cas limitativement prévus.

Un usage réel sur des données de résidents supposerait un hébergement certifié pour les données de santé, ce qu'aucun outil grand public ne propose. C'est la raison pour laquelle cette journée se tient entièrement sur des cas fictifs, et c'est rappelé dès l'ouverture.

CatégorieRègleDans l'établissement
VertUsage libreTrames de courrier vierges, textes réglementaires publiés, supports d'animation, documentation diffusable, cas fictifs construits en séance
OrangeAnonymisation, puis relectureProjet de courrier à une famille, note de service, compte rendu de réunion, fiche de poste. Un responsable relit avant envoi
RougeNe sort pas de l'établissementIdentité d'un résident, état de santé, traitements, transmissions ciblées, dossier de liaison d'urgence, situation familiale

Nous remettons cette grille en fin de journée, prête à afficher. C'est la première chose que nous posons, avant tout atelier.

L'obligation européenne s'applique aussi à votre établissement

Depuis le 2 février 2025, l'article 4 du règlement européen sur l'intelligence artificielle demande que le personnel des organisations qui utilisent l'IA en ait une maîtrise suffisante. Un établissement entre dans ce champ dès lors que des professionnels utilisent ces outils, ce qui est déjà le cas dans la plupart des structures, souvent sans que la direction en ait connaissance.

C'est une exigence de compétence, pas une certification à obtenir. Un programme, une feuille d'émargement et une attestation y répondent, et nous les remettons systématiquement.

La journée s'achève sur une charte d'usage propre à l'établissement et sur un plan d'action individuel. C'est la trace écrite dont la direction a besoin, et le document qui permet de dire aux équipes ce qui est ouvert et ce qui ne l'est pas.

Nous parlons votre vocabulaire, pas celui de la technique

Une formation qui ignore le langage du secteur perd la salle en dix minutes. Les cas pratiques de la journée sont construits sur les objets réels de l'établissement.

TermeCe qu'il désigne
IDECInfirmière coordinatrice, interface entre la direction, les soignants et les familles
CVSConseil de la vie sociale, instance de représentation des résidents et de leurs familles
GMP et PATHOSIndicateurs de charge en soins et en dépendance, utilisés pour la tarification
CPOMContrat pluriannuel d'objectifs et de moyens signé avec l'ARS et le conseil départemental
APAAllocation personnalisée d'autonomie, dispositif de financement pour les familles
DLUDossier de liaison d'urgence, transmis en cas d'hospitalisation
Transmissions cibléesMéthode de rédaction des observations soignantes sur le résident

Parmi ces objets, la journée ne touche qu'aux écrits administratifs et relationnels. Le dossier de liaison d'urgence et les transmissions ciblées sont cités pour être explicitement placés hors du champ.

Sur le terrain

Les cinq situations que nous entendons le plus souvent

Les courriers aux familles prennent le temps qu'on n'a pas. Réponse à une sollicitation, information sur un changement d'organisation, explication d'une démarche : des écrits sensibles, qui engagent l'établissement et se rédigent chacun à la main.
Les démarches administratives doivent être expliquées dix fois. Dossier d'admission, allocation personnalisée d'autonomie, pièces manquantes. Les mêmes explications sont reformulées à chaque famille, sans support réutilisable.
Les supports de vie sociale reposent sur une seule personne. Planning d'activités, affiche d'animation, journal de l'établissement. Quand l'animatrice est absente, la production s'arrête.
Le recrutement sur les métiers en tension mobilise la direction. Fiches de poste et annonces pour les aides-soignants et les infirmiers se réécrivent en permanence, dans l'urgence, avec peu de temps pour les soigner.
Les niveaux numériques sont très inégaux, et le turn-over n'aide pas. L'âge moyen des équipes et le renouvellement des postes font qu'une formation trop rapide en perd la moitié dès la première heure.
Ce que couvre la journée

Ce que la journée traite, et ce qu'elle laisse dehors

Le périmètre du niveau 1 n'est pas négociable en EHPAD. Nous le disons avant, pas pendant.

SujetDans cette journée
Communication écrite aux familles et aux partenairesMatinTraité. Courriers et messages aux familles, aux partenaires, à l'ARS et au conseil départemental, à partir de trames.
Démarches administratives expliquées aux famillesMatinTraité. Dossier d'admission, allocation personnalisée d'autonomie, réponses aux sollicitations, sur cas fictifs.
Vie sociale et animationAprès-midiTraité. Plannings d'activités personnalisés et supports visuels, sur profils fictifs.
Écrits de direction et ressources humainesAprès-midiTraité. Comptes rendus du conseil de la vie sociale, notes de service, fiches de poste et annonces de recrutement.
Formulation des écrits de coordinationAprès-midiTraité. Aide à la formulation professionnelle, sans aucune donnée résident réelle.
Logiciel de soins, dossier patient informatisé, pharmacie à usage intérieurHors périmètre. Aucun accès, pas même en lecture.
Dossiers de résidents réelsHors périmètre. Tous les cas pratiques sont fictifs ou anonymisés.
Aide au diagnostic et à la prescriptionHors périmètre. Relève du dispositif médical logiciel, qui suit un tout autre régime.
Transmissions ciblées et dossier de liaison d'urgenceHors périmètre sur des données réelles. Seule la formulation est travaillée, sur cas fictifs.

Les sujets retenus ont un point commun : ce sont des écrits administratifs et relationnels à format stable. Ce sont les premiers sur lesquels une IA est utile, et les seuls qu'un établissement peut ouvrir sans toucher au soin.

Le programme

À quoi sert cette journée

Le rythme est volontairement ralenti sur la prise en main. Chaque séquence de méthode est suivie d'un temps de pratique guidée avant l'atelier autonome. On ne fait pas de théorie sur les réseaux de neurones. On travaille sur vos écrits.

Une journée, toutes les fonctions administratives

7 h · présentiel

Groupe jusqu'à dix participants, dans votre établissement : direction, infirmière coordinatrice, secrétariat et accueil, animation, référents familles. Aucun prérequis technique : l'usage courant d'un ordinateur suffit. Tout se fait dans un navigateur, sur des cas fictifs.

Matin : cadre, méthode et écrits aux familles

09h00Accueil et enjeux de l'IA en établissement. Cadrage RGPD des données de santé : ce qu'on ne fait jamais avec un outil grand public, et pourquoi.
09h30Méthode ACTIF appliquée au médico-social : action, contexte, tonalité, identité, format. Prise en main pas à pas, sans jargon technique.
10h30Atelier rédaction, familles et démarches administratives : courriers et messages aux familles, réponses aux sollicitations, explication du dossier d'admission et de l'allocation personnalisée d'autonomie, à partir de cas fictifs.

Après-midi : vie sociale, direction et coordination

L'après-midi se différencie par fonction. Chacun travaille sur ses propres écrits, avec le même cadre et la même méthode que le matin.

13h30Communication et vie sociale : plannings d'activités personnalisés et supports aux familles, construits sur des profils fictifs.
14h30Atelier différencié par fonction. Direction et infirmière coordinatrice : comptes rendus du conseil de la vie sociale, notes de service, fiches de poste. Accueil : courriers aux familles. Animation : supports de vie sociale.
16h00Transmissions et coordination : aide à la formulation professionnelle des écrits d'équipe. Aucune donnée résident réelle n'est saisie.
16h45Synthèse et plan d'action : charte d'usage de l'établissement et plan d'action individuel à emporter.
Ce que les participants emportent. Une bibliothèque de formulations adaptées à leur fonction : courriers et réponses aux familles, explication des démarches administratives, supports de vie sociale, écrits de direction et de coordination. S'y ajoutent la grille feux tricolores prête à afficher, la charte d'usage de l'établissement, un plan d'action individuel et le guide de la méthode ACTIF.
Parler de votre établissement Pour un groupe composé d'une seule fonction, nous construisons la journée sur ce seul périmètre, avec deux ateliers de plus.
Les séquences centrales

Les trois ateliers qui portent la journée

Nous n'en faisons pas la démonstration : le participant produit le document lui-même, sur un cas fictif, et le relit devant le groupe.

Matin · Accueil et secrétariat Le courrier à une famille

Annonce d'un changement d'organisation, réponse à une inquiétude, explication d'une pièce manquante au dossier d'admission. Le participant construit la trame, puis l'ajuste au ton de l'établissement.

En séance, la trame sort en quelques minutes. La relecture, elle, prend le temps qu'elle prend : c'est elle qui engage l'établissement auprès d'une famille, et elle ne se délègue pas. Ce qui disparaît, c'est la page blanche.

Après-midi · Animation Le support de vie sociale

Planning d'activités adapté à des profils fictifs, affiche d'animation, information aux familles. Le participant produit le support et le décline sur plusieurs formats.

L'atelier insiste sur ce qui reste à sa charge : l'adaptation réelle aux capacités des résidents, que seul un professionnel connaît. L'IA met en forme une proposition. Elle ne connaît aucun résident.

Après-midi · Direction et coordination Le compte rendu du conseil de la vie sociale

Structure, formulations, suivi des points évoqués, restitution aux familles. Le participant construit le compte rendu à partir de notes fictives prises en séance.

Restent à sa charge, et l'atelier y insiste : l'exactitude de ce qui a été dit et les suites données. Un compte rendu plausible n'est pas un compte rendu fidèle, et c'est la direction qui le signe.

Périmètre

Ce que cette formation n'enseigne pas

Le périmètre est fermé, et il l'est plus strictement ici que dans tout autre secteur où nous intervenons.

Ce périmètre n'est pas une précaution rédigée après coup : c'est lui qui permet de mettre l'IA entre les mains des équipes administratives sans exposer une seule donnée de santé, et sans déplacer la responsabilité de l'établissement. La journée est utilisable dès le lendemain parce qu'elle s'arrête là.

Tarif et financement

Le prix, en clair

Plan de développement des compétences

Selon que votre établissement relève du public, du privé ou de l'associatif, l'éligibilité à une prise en charge par l'OPCO Santé ou par l'ANFH dépend de votre convention collective et se confirme au cas par cas. FORM'RH monte le dossier avec vous.

La journée
2 500 € HT pour le groupe, jusqu'à dix participants, soit 250 € HT par personne.
Sur une seule fonction
2 500 € HT. Même durée, même tarif : la journée entière va à l'accueil, à l'animation ou à la direction, avec deux ateliers de plus.
Groupes d'établissements
Sur devis à partir de trois sessions, avec un programme cohérent d'un établissement à l'autre.

Le déplacement est compris en Auvergne-Rhône-Alpes, facturé au réel ailleurs. Support pédagogique et livrables inclus.

Une fois votre accord donné, FORM'RH prend en charge le volet administratif : convention de formation, programme détaillé, devis, feuille d'émargement et attestation. Et nous vous le disons si votre cas ne se prête pas à une prise en charge.

Questions

Ce que nous demandent les établissements

Allez-vous vous connecter à notre logiciel de soins ou au dossier résident ?

Non, jamais. Aucune séquence de cette journée ne demande un accès à votre logiciel de soins, à votre dossier patient informatisé ou à la pharmacie à usage intérieur, pas même en lecture.

Tout se fait dans Claude ou ChatGPT, sur des cas fictifs ou anonymisés. Aucune donnée résident réelle n'est saisie en séance.

Les données de santé peuvent-elles être traitées par une IA ?

Les données de santé relèvent des catégories particulières du RGPD, dont le traitement est interdit par principe et n'est possible que dans des cas limitativement prévus.

Un usage réel sur des données de résidents supposerait un hébergement certifié pour les données de santé, ce qu'aucun outil grand public ne propose. C'est pourquoi la journée se tient entièrement sur des cas fictifs, et c'est rappelé dès l'ouverture.

L'IA peut-elle aider à évaluer l'état d'un résident ?

Non, et c'est exclu du programme sans exception. L'aide au diagnostic, l'analyse d'un dossier résident réel et tout ce qui relève d'un dispositif médical logiciel sortent du périmètre.

La formation porte sur les écrits administratifs et relationnels de l'établissement, pas sur le soin.

Nos équipes sont peu à l'aise avec le numérique. Est-ce adapté ?

Oui, et le rythme est pensé pour cela. Chaque séquence de méthode est suivie d'un temps de pratique guidée avant l'atelier autonome, ce qui laisse à chacun le temps de prendre l'outil en main.

Aucun prérequis technique : l'usage courant d'un ordinateur suffit, et tout se fait en langage naturel dans un navigateur.

Une même journée peut-elle servir à la direction, au secrétariat et à l'animation ?

Oui, parce que l'après-midi comprend un atelier différencié par fonction. La direction et l'infirmière coordinatrice travaillent sur les comptes rendus du conseil de la vie sociale, les notes de service et les fiches de poste. L'accueil travaille sur les courriers aux familles. L'animation travaille sur les supports de vie sociale.

Le cadre et la méthode du matin, eux, sont communs. C'est ce qui donne à l'équipe une règle partagée plutôt que des pratiques individuelles.

La formation est-elle prise en charge ?

Elle entre dans le plan de développement des compétences. Selon que votre établissement relève du public, du privé ou de l'associatif, l'éligibilité à une prise en charge par l'OPCO Santé ou par l'ANFH dépend de votre convention collective et se confirme au cas par cas.

FORM'RH monte le dossier avec vous, et nous vous le disons si votre cas ne s'y prête pas.

Nos équipes utilisent déjà ChatGPT. Est-ce vraiment utile de se former ?

C'est plutôt la raison principale de le faire. L'outil est déjà là, il manque la règle et la méthode.

En établissement, le risque n'est pas théorique : une information de santé saisie dans un outil grand public sort de l'établissement. La journée traite ces deux points : ce qui ne doit jamais y entrer, et comment vérifier une sortie avant de l'envoyer à une famille.

Autres secteurs

Nous travaillons aussi avec

La méthode est la même ; les cas pratiques changent.

Santé et cliniques Collectivités territoriales Assurance Expertise comptable Cabinets d'avocats Banque Gestion de patrimoine Syndic & copropriété Industrie Tous secteurs, sur mesure
Et maintenant

Parlons de votre établissement

Une seule porte d'entrée : un rendez-vous téléphonique, sans engagement. Vous décrivez la taille de votre établissement, la composition de vos équipes administratives et vos contraintes. Nous vous disons ce qui vous correspond, y compris quand ce n'est pas nous.

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