Les commandes fournisseurs entrent dans l'ERP sans être ressaisies
Une PME. Douze minutes de saisie par commande, ramenées à deux.
Les bons de commande arrivaient en PDF et repartaient dans Odoo tapés ligne par ligne. Nous avons branché un agent sur l'ERP : il lit le document, en sort les articles, les quantités, les prix et les taxes, puis crée la commande dans Odoo. La personne qui reçoit le document relit et valide. Cet outil tourne aujourd'hui en production.
Une information déjà écrite, retapée une deuxième fois
Le fournisseur envoie un document complet. Tout y est : les références, les quantités, les prix, les conditions de règlement. Et pourtant quelqu'un rouvre l'ERP et retape la même chose, champ par champ.
La saisie
Chaque bon de commande était repris à la main dans Odoo, ligne par ligne : article, quantité, prix unitaire, taxe, date de livraison. Dix à quinze minutes par commande, selon le nombre de lignes.
Les erreurs de recopie
Une taxe à 0 % au lieu de 15 %, une quantité inversée, un article approchant choisi à la place du bon. La correction ne coûte rien ; la retrouver coûte cher, parce qu'elle sort à la facture.
Le délai
Les documents s'empilaient et partaient par lots. Entre l'arrivée du bon et la commande enregistrée, il pouvait s'écouler un à deux jours. Personne ne pouvait dire, en milieu de semaine, ce qui était déjà passé.
Le point commun
Aucune des trois frictions ne vient d'un manque d'outil. Odoo était déjà là et faisait son travail. Ce qui manquait, c'était le pont entre le document reçu et le formulaire à remplir.
Ce qui a changé, en chiffres
Relevé sur les trois premiers mois d'exploitation.
De la réception du document à la commande enregistrée dans Odoo, relecture comprise.
Entre l'arrivée du document et la commande visible dans Odoo, tracée au nom de l'agent.
La saisie est devenue une relecture. La personne garde la main sur la validation.
L'agent au travail, en conditions réelles
Le document est déposé dans la conversation. L'agent le lit, crée les documents dans Odoo, et renvoie le compte rendu de ce qu'il a fait. Aucune étape n'est coupée au montage.
Les fournisseurs, les références et les montants visibles à l'écran sont fictifs : la démonstration tourne sur un jeu de données d'essai. Nos clients ne sont pas nommés sur cette page, et la barre de navigation est masquée pour la même raison : nous leur appliquons la confidentialité que nous vous devons.
Quatre gestes, enchaînés sans intervention
Il lit le document tel qu'il arrive
PDF, message écrit ou note vocale. Nous n'avons pas demandé aux fournisseurs de changer leur format d'envoi : c'est l'agent qui s'adapte à ce qui existe.
Il distingue ce qu'il a compris
Un devis client et une commande fournisseur ne se remplissent pas dans le même écran. L'agent trie, puis envoie chaque ligne vers le bon module d'Odoo.
Il crée dans l'ERP, pas à côté
Les documents apparaissent dans Odoo comme s'ils avaient été saisis à la main, avec le même historique et les mêmes règles de validation. Chacun s'en sert avec ses propres droits : l'agent n'ouvre à personne ce que son rôle ne lui ouvrait pas déjà dans Odoo.
Il rend compte
À la fin, un récapitulatif écrit : ce qui a été créé, pour qui, avec quels articles et quels montants. La relecture porte sur ce résumé, pas sur chaque écran.
Ce que cet outil ne fait pas.
- Il ne valide rien tout seul. Les documents sont créés à l'état de brouillon. La confirmation reste un geste humain.
- Il ne remplace pas Odoo. Il se branche dessus et remplit les mêmes formulaires que vos équipes, avec les mêmes droits.
- Il ne touche pas à la comptabilité. Il s'arrête à la commande. Le rapprochement et la facturation restent dans votre circuit habituel.
- Il ne décide pas d'un prix. Il reprend ce qui est écrit dans le document reçu. Quand une information manque, il le signale au lieu de la deviner.
Pourquoi nous branchons sur vos outils plutôt que d'en ajouter un
Un outil de plus, c'est un endroit de plus où regarder, et une équipe qui finit par retourner à l'ancien. Nous préférons que l'IA travaille dans le logiciel que vos équipes ouvrent déjà le matin.
Nous ne livrons pas non plus une boîte noire. Les équipes ont été formées à relire l'agent, à repérer ce qu'il a mal compris et à le corriger. C'est la même équipe qui construit l'outil et qui forme ceux qui s'en servent.
Parlons de votre projet.
Trente minutes au téléphone pour situer votre organisation et dire ce qui nous paraît prioritaire. Si le sujet ne relève pas de nous, nous vous le dirons pendant l'appel.