Nos agents utilisent déjà ChatGPT de leur côté. Est-ce vraiment utile de se former ?

C'est plutôt la raison principale de le faire. L'outil est déjà là, il manque la règle et la méthode. Beaucoup d'agents ont testé seuls, obtenu un résultat décevant et abandonné, ou pire, ont continué sans savoir ce qu'ils pouvaient saisir. La journée traite ces deux points : ce qui ne doit jamais entrer dans l'outil, et comment vérifier une sortie avant de la diffuser.

Formation IA pour les agents municipaux et les collectivités

Nous travaillons avec des communes, des intercommunalités et des syndicats sur trois besoins qui reviennent presque toujours dans le même ordre : comprendre ce que l'IA change pour un agent au quotidien, savoir ce qu'on a le droit de lui confier au regard du RGPD, puis décider quels écrits lui ouvrir et lesquels garder à la main.

IZAIA est une formation proposée par FORM'RH, organisme de formation certifié Qualiopi (n° QUA24120006). Nous intervenons dans vos locaux, partout en France, depuis Lyon.

Qualiopi - processus certifie - Republique francaise

La certification qualité a été délivrée au titre de la catégorie d'action suivante : actions de formation.

Avant de nous appeler

Ce que vous devez savoir

Trois réponses utiles, y compris si vous ne travaillez jamais avec nous.

Le RGPD n'interdit pas l'IA, il l'encadre

Rien n'interdit à un agent d'utiliser une IA. Ce qui est encadré, c'est ce qu'il y saisit. Une mairie manipule en permanence des données personnelles : état civil, situations sociales, demandes d'aide, dossiers d'urbanisme, signalements.

La plupart des agents s'abstiennent par prudence, faute de règle écrite, pas faute d'envie. D'autres l'utilisent déjà, sans savoir où est la limite. Une règle claire tient dans un tableau.

Catégorie	Règle	En mairie
Vert	Usage libre	Textes réglementaires publiés, modèles vierges, délibérations déjà publiques, documentation diffusable, données déjà anonymisées
Orange	Anonymisation, puis relecture	Projet de courrier, compte rendu de réunion, projet d'arrêté, note de synthèse. Un responsable relit avant diffusion
Rouge	Ne sort pas de la collectivité	Identité et coordonnées d'un administré, situation sociale, dossier du centre communal d'action sociale, signalement, données de santé, état civil nominatif

Cette grille vaut pour le courrier comme pour le compte rendu de conseil ou la note aux élus. Nous la remettons en fin de journée, prête à afficher. C'est la première chose que nous posons, avant tout atelier.

L'obligation européenne existe déjà, et elle vous vise

Depuis le 2 février 2025, l'article 4 du règlement européen sur l'intelligence artificielle demande que le personnel des organisations qui utilisent l'IA en ait une maîtrise suffisante. Une collectivité entre dans ce champ dès lors que des agents utilisent ces outils, ce qui est déjà le cas presque partout, souvent sans que la direction le sache.

C'est une exigence de compétence, pas une certification à obtenir. Un programme, une feuille d'émargement et une attestation y répondent. Nous les remettons systématiquement, et ils constituent la trace écrite dont la collectivité a besoin.

La journée ne suffit pas à elle seule à couvrir le sujet : il y faut aussi une règle interne. Nous fournissons au directeur général des services une charte d'usage prête à être présentée, qui précise les usages ouverts, les données qui ne se saisissent jamais et les outils retenus.

Ce que le MOOC du CNFPT fait déjà

Le CNFPT diffuse un MOOC d'acculturation à l'intelligence artificielle, en ligne et en autoformation. C'est une bonne porte d'entrée et nous vous conseillons de commencer par là : il coûte quelques heures et il éclaire le sujet.

Il traite l'IA en général, tous secteurs confondus, sans formateur en direct. Il ne rend pas un agent opérationnel sur un projet d'arrêté, sur une réponse à un administré ou sur un dossier de subvention, ce qui est un objectif différent. Les deux approches se complètent plutôt qu'elles ne se remplacent.

Critère	MOOC du CNFPT	Cette journée
Format	En ligne, autoformation	Une journée en présentiel, avec formateur
Contenu	Généraliste, tous secteurs	Cas pratiques tirés de vos propres documents
Résultat	Comprendre les principes	Repartir avec des formulations testées
Questions	Sans formateur en direct	Traitées en séance
Suite	Sans suivi	Support par courriel après la journée

Sur le terrain

Les six situations que nous entendons le plus souvent

La rédaction administrative prend un temps disproportionné. Courriers, comptes rendus, délibérations, arrêtés : des documents à fort formalisme, souvent rédigés en reprenant à la main un modèle existant.

Les textes réglementaires sont denses et il faut les résumer vite. Code général des collectivités territoriales, circulaires, dossiers de subvention : l'agent doit comprendre puis restituer, sans formation juridique approfondie.

Le ton de la communication est difficile à calibrer. Un courriel, une publication sur les réseaux sociaux, un affichage en mairie : rester clair, accessible et institutionnel à la fois, pour des publics très différents.

Les niveaux numériques sont très inégaux dans la même équipe. Certains agents sont à l'aise, d'autres beaucoup moins. Une formation trop technique en perd la moitié, une formation trop théorique n'apporte rien de concret.

La méfiance sur ce qui est autorisé est légitime. Données personnelles des administrés, souveraineté des données : sans repère clair, beaucoup d'agents préfèrent s'abstenir totalement.

L'outil est déjà utilisé, sans cadre ni charte. Des agents ont testé seuls, obtenu un résultat décevant et abandonné, ou ont continué sans savoir où s'arrêter. C'est là que la collectivité est réellement exposée.

Ce que couvre la journée

Ce que la journée traite, et ce qu'elle laisse dehors

Nous le disons avant, parce qu'une journée qui promet tout le périmètre d'une mairie n'en tient rien.

Sujet	Dans cette journée
Rédaction administrative	Atelier 1Traité. Courrier à un administré, compte rendu de conseil, projet d'arrêté, projet de délibération.
Communication aux administrés	Atelier 2Traité. Courriel institutionnel, publication sur les réseaux sociaux, affichage en mairie.
Synthèse de textes et de dossiers	Atelier 3Traité. Texte réglementaire, circulaire, dossier de demande de subvention.
Cadre RGPD et données des administrés	MatinTraité. Grille feux tricolores appliquée aux documents de la collectivité, puis anonymisation en pratique.
Instruction des autorisations d'urbanisme	Hors périmètre. Relève d'une formation complémentaire ou d'une mission d'intégration.
Actes d'état civil	Hors périmètre. Les actes nominatifs ne sortent pas de la collectivité.
Dossiers du centre communal d'action sociale	Hors périmètre. Situations sociales et données de santé exclues sans exception.
Marchés publics et analyse des offres	Hors périmètre. Relève d'une formation complémentaire ou d'une mission d'intégration.
Comptabilité publique et budget	Hors périmètre. Relève d'une formation complémentaire ou d'une mission d'intégration.

Les quatre sujets retenus ont un point commun : ce sont des écrits à format stable. Ce sont les premiers sur lesquels une IA est utile, et les seuls que nous prétendons traiter en une journée.

Le programme

À quoi sert cette journée

Le matin pose le cadre et la méthode, puis ouvre le premier atelier. L'après-midi enchaîne les deux autres. On ne fait pas de théorie sur les réseaux de neurones. On travaille sur vos écrits.

Une journée, trois ateliers, tous les services

7 h · présentiel

Groupe jusqu'à douze agents, dans vos locaux, tous services confondus et sans distinction de niveau numérique. Aucun prérequis technique : l'usage courant d'un ordinateur suffit. Tout se fait dans un navigateur, sur des cas reconstitués et sur vos documents anonymisés en séance.

Matin : cadre, méthode et rédaction

09h00Tour de table et quiz diagnostic : usages déjà en place, risques identifiés, niveau réel du groupe. Il ajuste le déroulé de la journée.

09h30Comprendre l'IA générative simplement : ce qu'elle peut faire et ce qu'elle ne peut pas faire. Cadre RGPD et sécurité, grille feux tricolores appliquée aux données de la collectivité.

10h30Méthode ACTIF : structurer une demande pour obtenir un résultat reproductible. Premières formulations construites.

10h45Atelier 1, rédaction administrative : courrier à un administré, compte rendu de conseil municipal, projet d'arrêté, à partir de cas réels anonymisés.

Après-midi : communication et synthèse

Les écrits de la collectivité sont à format stable et à destinataire identifié. C'est ce qui les rend outillables, et c'est pourquoi ils occupent les deux ateliers de l'après-midi.

13h30Atelier 2, communication aux administrés : courriel institutionnel, publication sur les réseaux sociaux, affichage en mairie. Adapter le message et le ton à chaque canal.

15h15Atelier 3, synthèse de documents : texte réglementaire, circulaire, dossier de subvention. Extraire l'essentiel sans trahir le contenu, pour informer la hiérarchie et les élus.

16h30Bilan, remise de la boîte à formulations personnalisée, questions ouvertes et évaluation de la journée.

Ce que les participants emportent. Une boîte à formulations prête à l'emploi, adaptée aux tâches courantes de chaque agent et testée pendant la journée : modèles pour la rédaction administrative, pour la communication aux administrés et pour la synthèse de textes réglementaires. S'y ajoutent la grille feux tricolores prête à afficher, le réflexe de vérification systématique d'une sortie, le guide de la méthode ACTIF et un support par courriel après la journée.

Parler de votre collectivité Pour une équipe qui n'a besoin que d'un seul de ces trois sujets, nous construisons la journée sur ce seul bloc, avec deux ateliers de plus.

Les séquences centrales

Les trois ateliers qui portent la journée

Nous n'en faisons pas la démonstration : l'agent produit le document lui-même, sur son propre cas anonymisé, et le relit devant le groupe.

Atelier 1 · Matin Le projet d'arrêté et le compte rendu

Visas, considérants, articles, formule exécutoire : des documents à formalisme strict, que l'agent reprend aujourd'hui d'un modèle existant. Il construit la trame, puis vérifie point par point.

En séance, la trame sort en une dizaine de minutes. La relecture, elle, prend le temps qu'elle prend : c'est elle qui engage la collectivité, et elle ne se délègue pas. Ce qui disparaît, c'est la page blanche et la recopie du dossier précédent.

Atelier 2 · Après-midi Le même message sur trois canaux

Une information municipale doit exister en courriel, en publication et en affichage. Même fond, trois tons, trois longueurs. L'agent produit les trois versions à partir d'une seule note de départ.

L'atelier insiste sur ce qui reste à sa charge : la vérification des dates, des lieux et des noms cités. L'IA propose une formulation. Elle ne vérifie jamais un fait.

Atelier 3 · Après-midi La note de synthèse à partir d'un texte dense

Un article du code général des collectivités territoriales, une circulaire, un règlement de subvention. L'agent produit une note courte et lisible pour sa hiérarchie ou pour les élus.

Restent à sa charge, et l'atelier y insiste : la vérification à la source, les délais applicables et les conditions d'éligibilité. Une synthèse plausible n'est pas une synthèse exacte, et c'est l'agent qui signe.

Périmètre

Ce que cette formation n'enseigne pas

Le périmètre est fermé, et nous le tenons fermé toute la journée.

Aucune connexion à vos logiciels métiers, quels qu'ils soient, ni à votre gestion électronique de documents. Tout se fait dans Claude ou ChatGPT, sur des cas reconstitués et sur vos documents anonymisés en séance. Aucun atelier ne peut échouer pour une raison technique.
Aucune décision administrative. L'IA propose un projet de courrier, d'arrêté ou de note. Elle ne dit jamais si une compétence est bien celle de la commune, si un délai est respecté ou si un acte est exécutoire. L'agent vérifie, l'autorité signe.
Aucun traitement de dossier nominatif d'administré. État civil, situations sociales, signalements et données de santé ne sortent pas de la collectivité.
Aucune instruction d'urbanisme ni analyse d'offres de marché public. Ces sujets relèvent d'un accompagnement distinct, avec ses propres garanties.
Aucun envoi ni aucune publication sans relecture. Chaque document produit en séance est un projet. Un agent relit, un responsable diffuse.
Aucune intervention facturée auprès des élus. Nous proposons une présentation d'une heure au conseil municipal, offerte, qui n'est pas une formation.

Ce périmètre n'est pas une précaution rédigée après coup : c'est lui qui permet de mettre l'IA entre les mains de toute l'équipe sans exposer les données des administrés, et sans déplacer la responsabilité de la collectivité. La journée est utilisable dès le lendemain parce qu'elle s'arrête là.

Tarif et organisation

Le prix, en clair

La journée: 2 500 € HT pour le groupe, jusqu'à douze agents, soit environ 208 € HT par participant.
Sur un seul sujet: 2 500 € HT. Même durée, même tarif : la journée entière va à la rédaction, à la communication ou à la synthèse, avec deux ateliers de plus.
Plusieurs communes: Sur devis à partir de trois sessions, avec un programme cohérent d'une commune à l'autre. Formule adaptée à une organisation par intercommunalité.
Présentation au conseil municipal: Offerte. Une heure, en réunion préparatoire ou en début de séance, sur des documents de la commune. Ce n'est pas une formation et elle n'est pas facturée.

Le déplacement est compris en Auvergne-Rhône-Alpes, facturé au réel ailleurs. Support pédagogique et livrables inclus.

Une fois votre accord donné, FORM'RH prend en charge le volet administratif : convention de formation, programme détaillé, devis, feuille d'émargement et attestation. L'imputation sur votre plan de formation est appréciée par la collectivité : nous remettons les pièces qui permettent de trancher, et nous vous le disons si votre cas ne s'y prête pas.

Questions

Ce que nous demandent les collectivités

Allez-vous vous connecter aux logiciels métiers de la mairie ?

Non, jamais. Aucune séquence de cette journée ne demande un accès à vos logiciels métiers, à votre gestion électronique de documents ou à un dossier réel d'administré, pas même en lecture.

Tout se fait dans un navigateur, sur des cas reconstitués et sur vos documents anonymisés en séance. C'est aussi ce qui garantit qu'aucun atelier ne tombe à l'eau pour une raison technique.

Le MOOC du CNFPT ne suffit-il pas ?

Le MOOC du CNFPT est une bonne porte d'entrée et nous conseillons de commencer par là. Il donne une acculturation générale à l'IA, en autoformation, tous secteurs confondus.

Il ne rend pas un agent opérationnel sur un projet d'arrêté ou sur une réponse à un administré, ce qui est un objectif différent. Si vos agents ont suivi ce module et se demandent quoi en faire lundi matin, c'est le point où nous intervenons.

Une collectivité est-elle obligée de former ses agents à l'IA ?

Depuis le 2 février 2025, l'article 4 du règlement européen sur l'intelligence artificielle demande que le personnel des organisations qui utilisent l'IA en ait une maîtrise suffisante. Les collectivités entrent dans ce champ dès lors que des agents utilisent ces outils.

C'est une exigence de compétence, pas une certification à obtenir : un programme, une feuille d'émargement et une attestation y répondent. Nous les remettons systématiquement.

Nos agents n'ont pas le même niveau informatique. Est-ce un problème ?

Non, et c'est prévu. Le groupe réunit jusqu'à douze agents tous services confondus, du plus à l'aise au plus éloigné du numérique.

Aucun prérequis technique : l'usage courant d'un ordinateur suffit, et tout se fait en langage naturel dans un navigateur. Le quiz d'ouverture ajuste le déroulé au niveau réel du groupe.

Nos agents utilisent déjà ChatGPT. Est-ce vraiment utile de se former ?

C'est plutôt la raison principale de le faire. L'outil est déjà là, il manque la règle et la méthode.

Beaucoup d'agents ont testé seuls, obtenu un résultat décevant et abandonné, ou ont continué sans savoir ce qu'ils pouvaient saisir. La journée traite ces deux points : ce qui ne doit jamais entrer dans l'outil, et comment vérifier une sortie avant de la diffuser.

Intervenez-vous devant le conseil municipal ?

Oui, sous la forme d'une présentation d'une heure, offerte. Elle se tient en réunion préparatoire ou en début de séance, sur des documents de la commune, erreurs comprises.

Ce n'est pas une formation et elle n'est pas facturée. Son rôle est de permettre aux élus de voir concrètement ce que l'outil fait et ce qu'il rate.

Peut-on regrouper plusieurs communes sur une même session ?

Oui, et c'est souvent la bonne formule pour les communes de petite taille. Douze agents venus de communes voisines divisent le coût par autant.

Le format se prête bien à une organisation par intercommunalité ou par syndicat mixte.

Autres secteurs

Nous travaillons aussi avec

La méthode est la même ; les cas pratiques changent.

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Parlons de votre collectivité

Une seule porte d'entrée : un rendez-vous téléphonique, sans engagement. Vous décrivez la taille de votre commune, la composition de vos services et vos contraintes. Nous vous disons ce qui vous correspond, y compris quand ce n'est pas nous.

RDV téléphonique sans engagement