Mener un projet d'IA dans une collectivité : les étapes, du besoin au pilote

Rencontrez chaque service et demandez-lui les tâches qui lui prennent du temps, pas les outils qu'il voudrait. Ce sont presque toujours des écrits qui reviennent : procès-verbaux, réponses aux e-mails, notes au maire, dossiers de subvention. Nous en décrivons seize exemples, classés par service, et le tableau des usages de l'IA en collectivité dit ce qui reste à l'agent.

Regardez ensuite ce que vos logiciels métiers font déjà : leurs éditeurs y ajoutent des fonctions d'IA. Pour un premier usage, nous conseillons une tâche qui ne lit que des documents déjà publics, comme la recherche dans les délibérations. Écartez les usages que le règlement européen classe à haut risque, comme le tri des candidatures ou l'évaluation du droit d'une personne à une aide sociale. Leurs obligations s'appliquent à partir du 2 décembre 2027, et nous n'en construisons aucun.

La pièce produite : une liste de tâches, avec pour chacune le service, la fréquence et les documents que l'outil devra lire.

Toute collectivité doit avoir un délégué à la protection des données : le RGPD l'impose à toute autorité publique (article 37). Le responsable du traitement l'associe, « d'une manière appropriée et en temps utile », à toutes les questions de protection des données (article 38). Nous l'associons dès le recensement, pas au moment de signer.

Classez les documents que l'outil lira dans les trois catégories de notre grille : ce qui est public, ce qui passe après anonymisation, ce qui ne sort pas de la collectivité. La grille est sur notre page ce qu'un agent public peut saisir dans une IA. Si l'outil traite des données personnelles, le traitement a sa ligne au registre (article 30).

L'analyse d'impact est obligatoire quand un traitement est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les personnes (article 35), et le responsable du traitement demande alors conseil au délégué. La CNIL rappelle que le comité européen de la protection des données a fixé neuf critères, et qu'un traitement qui en remplit deux est présumé soumis à l'analyse d'impact. Elle cite les systèmes d'IA générative comme exemple d'usage innovant, l'un de ces critères (fiche du 8 avril 2024).

La pièce produite : le classement des documents, la ligne du registre, l'avis du délégué et, s'il la juge nécessaire, l'analyse d'impact.

Une collectivité qui emploie au moins cinquante agents a son propre comité social territorial. En dessous, c'est celui du centre de gestion auquel elle est affiliée (article L251-5 du code général de la fonction publique).

Le comité est saisi pour avis « des projets de décision relatifs au fonctionnement et à l'organisation des services ». Il l'est aussi des projets d'aménagement important qui modifient les conditions de travail, lorsqu'ils s'intègrent dans une réorganisation de service (article R253-7, 1° et 2°). Il débat aussi chaque année des évolutions technologiques et de méthode de travail des services, et de leurs incidences sur les agents (article R253-9).

Nous n'avons trouvé aucun texte qui dise à partir de quand un outil d'IA modifie l'organisation des services. Un outil mis à la disposition des agents, sans rien changer à qui fait quoi, n'y entre pas clairement. Un projet qui retire une tâche à un service, ou qui change l'accueil du public, y entre plus probablement. Dans le doute, posez la question à votre centre de gestion. Nous conseillons d'informer les représentants du personnel dans tous les cas, avant le pilote.

Pour les seuls systèmes à haut risque utilisés sur le lieu de travail, le règlement européen sur l'IA demande d'informer les représentants du personnel et les agents concernés avant la mise en service (article 26, paragraphe 7).

Un contrat à titre onéreux qui répond à un besoin de services ou de fournitures est un marché public (article L1111-1 du code de la commande publique). Un abonnement à un outil d'IA en est un, comme la prestation qui le paramètre.

Depuis le 1er avril 2026, l'article R2122-8 du code de la commande publique permet de passer sans publicité ni mise en concurrence préalables un marché de fournitures ou de services dont la valeur estimée est inférieure à 60 000 € HT. Le même article demande de choisir une offre pertinente, de faire une bonne utilisation des deniers publics et de ne pas contracter systématiquement avec le même opérateur quand plusieurs offres répondent au besoin. Pour un abonnement de plusieurs années, faites estimer la valeur du besoin sur toute sa durée par votre service des marchés. Au-delà du seuil, c'est lui qui choisit la procédure, et notre fiche sur le cahier des charges d'un marché public décrit ce qu'il contient.

Côté élus, le conseil municipal peut déléguer au maire, pour la durée de son mandat, les décisions sur la préparation, la passation, l'exécution et le règlement des marchés, lorsque les crédits sont inscrits au budget (article L2122-22, 4°, du code général des collectivités territoriales). Sans cette délégation, le conseil délibère.

Écrivez dans le contrat ce que l'éditeur fait des données : un accord de sous-traitance (article 28 du RGPD), l'exclusion de vos données de l'entraînement des modèles, le lieu d'hébergement, et la suppression ou le renvoi des données à la fin du contrat. Nous détaillons les clauses à lire sur la page ce qu'un agent public peut saisir dans une IA. Plusieurs communes peuvent acheter ensemble par un groupement de commandes, ce que décrit la page du référent IA mutualisé.

Aucun texte ne fixe la forme d'un pilote. Nous conseillons un seul service, les agents qui font la tâche chaque semaine, et une durée assez longue pour que la tâche revienne plusieurs fois. Écrivez les critères de réussite avant de commencer : la part des projets utilisables après relecture, le temps de relecture, les erreurs relevées. Écrivez aussi qui décide de la suite. Sans critères écrits, un pilote a tendance à durer sans que personne ne décide.

Un pilote travaille sur de vrais documents. Les étapes 2 et 4 viennent donc avant lui, pas après : l'avis du délégué, la ligne du registre et le contrat valent pour le pilote comme pour la suite. Un pilote payant est un marché public, comme le reste.

La pièce produite : un bilan d'une page, avec les critères fixés au départ et la décision d'étendre, de corriger ou d'arrêter.

Depuis le 2 février 2025, l'article 4 du règlement (UE) 2024/1689 s'applique à toute organisation qui utilise un système d'IA. Réécrit par le règlement (UE) 2026/1744 du 8 juillet 2026, il lui demande de prendre des mesures pour favoriser le développement de la maîtrise de l'IA par son personnel, sans imposer de durée ni d'attestation. Nous le détaillons dans une collectivité est-elle obligée de former ses agents à l'IA ?

Le MOOC du CNFPT sur les fondamentaux de l'IA est une bonne porte d'entrée. Notre formation IA pour les agents des collectivités tient en une journée dans vos locaux, avec jusqu'à douze agents, sur les écrits de leur propre poste. Gardez la trace de ce que vous avez fait : le programme, la feuille d'émargement, l'attestation.

Si la formation à l'IA entre dans le plan de formation, le comité social territorial est saisi pour avis du projet de plan (article R253-7, 13°).

La charte fixe la règle d'usage pour tous les agents : les outils autorisés, les données qui ne s'y saisissent jamais, la relecture avant envoi et la personne qui tranche les cas douteux. Elle tient en deux pages. Nous en donnons les neuf rubriques sur la page que doit contenir la charte IA d'une collectivité, et un modèle Word sous licence ouverte, avec une délibération type.

L'outil retenu après le pilote va dans l'annexe des outils autorisés. C'est l'annexe qui change à chaque nouvel outil, pas la charte. Aucun texte n'impose une charte à une collectivité : le Sénat la recommande, sur la base du volontariat.