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Formation · Syndic & administration de biens

Formation IA pour les syndics de copropriété et les administrateurs de biens

Une journée dans votre cabinet. Le matin la gestion locative, l'après-midi le syndic. Aucune connexion à votre logiciel de gestion.

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Nous travaillons avec des cabinets de syndic et d'administration de biens sur trois besoins qui reviennent presque toujours dans le même ordre : comprendre ce que l'IA change pour un gestionnaire au quotidien, savoir ce qu'on a le droit de lui confier au regard du RGPD, puis décider quels écrits lui ouvrir et lesquels garder à la main.

IZAIA est une formation proposée par FORM'RH, organisme de formation certifié Qualiopi (n° QUA24120006), ce qui la rend éligible à une prise en charge OPCO selon votre branche. Nous intervenons dans vos locaux, partout en France, depuis Lyon.

Qualiopi - processus certifie - Republique francaise

La certification qualité a été délivrée au titre de la catégorie d'action suivante : actions de formation.

Avant de nous appeler

Ce que vous devez savoir

Trois réponses utiles, y compris si vous ne travaillez jamais avec nous.

Le RGPD n'interdit pas l'IA, il l'encadre

Rien n'interdit à un gestionnaire d'utiliser une IA. Ce qui est encadré, c'est ce qu'il y saisit. Un cabinet manipule en permanence des données personnelles : coordonnées de locataires et de copropriétaires, situations d'impayés, échanges contentieux, relevés bancaires.

La plupart des collaborateurs s'abstiennent par prudence, faute de règle écrite, pas faute d'envie. D'autres l'utilisent déjà, sans savoir où est la limite. Une règle claire tient dans un tableau.

CatégorieRègleAu cabinet
VertUsage libreTextes réglementaires, modèles vierges, réponses types, documentation diffusable, données déjà anonymisées
OrangeAnonymisation, puis relectureProjet de courrier, comparatif de devis, trame de procès-verbal. Un responsable relit avant envoi
RougeNe sort pas du cabinetIdentité et coordonnées d'un locataire ou d'un copropriétaire, IBAN, dossier d'impayé, contentieux nominatif

Cette grille vaut pour le bail comme pour le procès-verbal d'assemblée ou le devis d'un prestataire. Nous la remettons en fin de journée, prête à afficher. C'est la première chose que nous posons, avant tout atelier.

Oui, et l'obligation existait déjà avant l'IA

Deux textes se superposent, et le second est probablement déjà provisionné chez vous.

Depuis le 2 février 2025, l'article 4 du règlement européen sur l'intelligence artificielle demande que le personnel des organisations qui utilisent l'IA en ait une maîtrise suffisante. C'est une exigence de compétence, pas une certification à obtenir : un programme, une feuille d'émargement et une attestation y répondent. Nous les remettons systématiquement.

S'y ajoute votre obligation de formation continue. Le décret n° 2016-173 du 18 février 2016, pris en application de la loi ALUR, impose quatorze heures par an, ou quarante-deux heures sur trois années consécutives. Il vise les titulaires de la carte professionnelle, qu'elle porte la mention transaction, gestion immobilière ou syndic, ainsi que leurs directeurs d'établissement et leurs collaborateurs. Le renouvellement de la carte y est conditionné.

Ce temps est déjà budgété. La question n'est pas de le trouver, mais de savoir sur quoi l'employer. Le décret exige des formations en rapport avec l'activité professionnelle : les séquences de conformité de cette journée entrent dans ce champ, l'imputation restant appréciée par le titulaire de la carte. Nous fournissons les pièces qui permettent de trancher, et nous vous le disons si votre cas ne s'y prête pas.

Ce que propose déjà votre fédération

La FNAIM, l'UNIS et les organismes de branche diffusent des modules de sensibilisation à l'IA, souvent à distance et sans frais pour leurs adhérents. Ce sont de bonnes portes d'entrée et nous vous conseillons de commencer par là : ils coûtent une heure et ils éclairent le sujet.

Ils traitent l'IA en général. Ils ne rendent pas un gestionnaire opérationnel sur une convocation d'assemblée ou sur un bail, ce qui est un objectif différent. Si vos équipes ont suivi ce type de module et se demandent quoi en faire lundi matin, c'est le point où nous intervenons.

Sur le terrain

Les cinq situations que nous entendons le plus souvent

Les emails doivent partir dans la journée. Demande d'un locataire, compte rendu à un propriétaire, réclamation, pièce manquante. Le volume est stable, le format des réponses aussi, et chaque réponse se réécrit à la main.
Le bail se rédige à partir du dernier bail signé. On reprend le fichier du dossier précédent, on remplace les noms, on adapte les clauses. C'est la méthode la plus rapide, et celle où l'on oublie une clause engageante.
La saison des assemblées générales écrase le reste. Convocations, ordres du jour, résolutions, puis les procès-verbaux. Sur quelques semaines, ces écrits obligatoires occupent le gestionnaire à plein temps pendant que les dossiers courants attendent.
Les relances prestataires ne sont jamais prioritaires. Un devis qui ne revient pas, une intervention qui ne se fait pas, un copropriétaire qui rappelle. Chaque relance est courte à écrire, et personne n'a le temps de l'écrire.
Les niveaux sont très inégaux dans la même équipe. Certains collaborateurs utilisent déjà ChatGPT sans le dire, d'autres n'y ont jamais touché. Personne n'a la même idée de ce qui est autorisé.
Ce que couvre la journée

Dix irritants, quatre traités dans cette journée

Le métier concentre dix points de friction récurrents. Nous en traitons quatre. Nous le disons avant, parce qu'une journée qui promet les dix n'en tient aucun.

Point de frictionDans cette journée
Emails et appels entrantsMatinTraité. Réponses aux locataires et aux propriétaires. Cinq modèles construits en atelier.
Rédaction et suivi des bauxMatinTraité. Bail loi du 6 juillet 1989, bail meublé, avenant, révision IRL.
Gestion des locataires et réclamationsHors périmètre. Relève d'une formation complémentaire ou d'une mission d'intégration.
Préparation des assemblées généralesAprès-midiTraité. Convocation, ordre du jour, résolutions, procès-verbal.
DPE, audit énergétique et obligationsHors périmètre. Relève d'une formation complémentaire ou d'une mission d'intégration.
Congés, préavis et états des lieuxHors périmètre. Relève d'une formation complémentaire ou d'une mission d'intégration.
Impayés de loyers et de chargesHors périmètre. Les dossiers nominatifs ne sortent pas du cabinet.
Suivi des travaux et relances prestatairesAprès-midiTraité. Relance, mise en demeure, comparatif de devis.
Veille réglementaireHors périmètre. Relève d'une formation complémentaire ou d'une mission d'intégration.
Rentabilité des portefeuillesHors périmètre. Relève d'une formation complémentaire ou d'une mission d'intégration.

Les quatre retenus ont un point commun : ce sont des écrits à format stable. Ce sont les premiers sur lesquels une IA est utile, et les seuls que nous prétendons traiter en une journée.

Le programme

À quoi sert cette journée

Le matin pose le cadre et la méthode, puis deux ateliers de gestion locative. L'après-midi enchaîne trois ateliers de syndic. On ne fait pas de théorie sur les réseaux de neurones. On travaille sur vos écrits.

Une journée, deux métiers, un même outil

7 h · présentiel

Groupe jusqu'à dix participants, dans vos locaux. Aucun prérequis technique : l'usage courant d'un ordinateur suffit. Tout se fait dans un navigateur, sur des cas réels reconstitués et sur vos documents anonymisés en séance.

Matin : cadre, méthode et gestion locative

09h00Quiz diagnostic : usages déjà en place, risques identifiés, niveau réel du groupe. Il ajuste le déroulé de la journée.
09h30Conformité et sécurité : la grille feux tricolores appliquée aux données du cabinet, et l'anonymisation en pratique. Vaut pour les deux blocs.
10h30Méthode ACTIF : structurer une demande pour obtenir un résultat professionnel reproductible. Premiers prompts construits.
11h15Atelier emails entrants : demande d'un locataire, compte rendu à un propriétaire, relance pour pièce manquante, réponse à une réclamation. Cinq modèles.
12h00Atelier baux : bail d'habitation loi 89, bail meublé, avenant, révision de loyer IRL. Chacun travaille sur son propre cas.

Après-midi : syndic de copropriété

Les écrits de l'assemblée générale sont à format stable et à échéance fixe. C'est ce qui les rend outillables, et c'est pourquoi ils occupent l'après-midi entier.

13h30Atelier assemblées générales : convocation, ordre du jour, résolutions numérotées, mentions conformes à la loi du 10 juillet 1965 et à son décret d'application.
14h30Atelier procès-verbal : structure, formulations légales, suivi des décisions votées, relances après l'assemblée.
15h30Atelier prestataires : relance de travaux, mise en demeure d'un prestataire défaillant, comparatif de devis en langage clair, compte rendu d'intervention au copropriétaire.
16h15Consolidation : chacun range ses modèles dans un fichier réutilisable. Relecture collective.
16h45Quiz de validation sur les deux blocs, remise des livrables, tour de table.
Ce que les participants emportent. Côté gestion locative : cinq modèles d'emails, un bail loi 89 construit en atelier, une bibliothèque de douze prompts, une fiche mémo d'anonymisation en quatre étapes. Côté syndic : une convocation et un procès-verbal d'assemblée, une bibliothèque de douze prompts, des modèles de relance et de mise en demeure, une fiche mémo des clauses et délais de la loi du 10 juillet 1965. Commun aux deux : la charte d'usage du cabinet, prête à afficher, et le guide de la méthode ACTIF.
Parler de votre cabinet Pour une équipe qui ne fait que du syndic, ou que de la gestion locative, nous construisons la journée sur un seul bloc, avec deux ateliers de plus.
Les séquences centrales

Les deux ateliers qui portent la journée

Un par bloc. Nous n'en faisons pas la démonstration : le participant produit le document lui-même, sur son propre cas anonymisé, et le relit devant le groupe.

Matin · Gestion locative Le bail d'habitation

Désignation du logement, durée, loyer et charges, dépôt de garantie, clauses obligatoires de la loi du 6 juillet 1989. Le participant construit la trame complète, puis vérifie clause par clause.

En séance, la trame sort en une dizaine de minutes. La relecture, elle, prend le temps qu'elle prend : c'est elle qui engage le cabinet, et elle ne se délègue pas. Ce qui disparaît, c'est la page blanche et la recopie du dossier précédent.

Après-midi · Syndic de copropriété La convocation d'assemblée générale

Ordre du jour structuré, résolutions numérotées, mentions légales, formule d'envoi. Le participant construit la convocation sur une copropriété qu'il gère, anonymisée.

Restent à sa charge, et l'atelier y insiste : le délai de convocation, la majorité applicable à chaque résolution, les pièces à annexer. L'IA rédige une trame. Elle ne dit jamais si l'assemblée est régulièrement convoquée.

Périmètre

Ce que cette formation n'enseigne pas

Le périmètre est fermé, et nous le tenons fermé toute la journée.

Ce périmètre n'est pas une précaution rédigée après coup : c'est lui qui permet de mettre l'IA entre les mains de toute l'équipe sans exposer les données des locataires et des copropriétaires, et sans déplacer la responsabilité du professionnel. La journée est utilisable dès le lendemain parce qu'elle s'arrête là.

Tarif et financement

Le prix, en clair

Financement possible par votre OPCO

Selon votre branche et sous réserve d'éligibilité, cette journée peut faire l'objet d'une prise en charge partielle ou totale. FORM'RH monte le dossier avec vous.

La journée
2 500 € HT, jusqu'à dix participants, soit 250 € HT par personne.
Sur un seul bloc
2 500 € HT. Même durée, même tarif : la journée entière va à la gestion locative ou au syndic, avec deux ateliers de plus.
Réseaux
Sur devis à partir de trois sessions, avec un programme cohérent d'un cabinet à l'autre.

Le déplacement est compris en Auvergne-Rhône-Alpes, facturé au réel ailleurs. Support pédagogique et livrables inclus.

La formation est éligible au plan de développement des compétences. Une fois votre accord donné, FORM'RH prend en charge le volet administratif : convention de formation, programme, devis, montage et suivi du dossier.

Questions

Ce que nous demandent les cabinets

Allez-vous vous connecter à notre logiciel de gestion ?

Non, jamais. Aucune séquence de cette journée ne demande un accès à votre logiciel de gestion, ni à un dossier réel, pas même en lecture.

Nous travaillons sur des cas réels reconstitués et sur vos documents anonymisés en séance. C'est aussi ce qui garantit qu'aucun atelier ne tombe à l'eau pour une raison technique.

Une seule journée pour deux métiers, est-ce suffisant ?

Non, et nous ne le prétendons pas. Le métier compte dix points de friction ; la journée en traite quatre.

Ce sont les quatre qui reposent sur des écrits à format stable : emails et baux le matin, assemblées générales et relances prestataires l'après-midi. Chacun repart avec des modèles utilisables sur son propre poste.

Notre équipe ne fait que du syndic, sans gestion locative. Est-ce adapté ?

Oui. Nous construisons alors la journée entière sur le bloc syndic : convocations, procès-verbaux, suivi des décisions votées, relances prestataires, courriers aux copropriétaires.

Le format mixte n'a d'intérêt que pour une équipe pluridisciplinaire. Nous en parlons au rendez-vous téléphonique.

Cette journée compte-t-elle dans nos quatorze heures loi ALUR ?

Le décret du 18 février 2016 impose quatorze heures par an, ou quarante-deux heures sur trois ans, aux titulaires de la carte professionnelle et à leurs collaborateurs, et conditionne le renouvellement de la carte à cette obligation. Il exige des formations en rapport avec l'activité professionnelle.

Il n'impose aucun agrément particulier à l'organisme. L'imputation est appréciée par le titulaire de la carte, qui doit pouvoir la justifier : nous remettons le programme détaillé, la feuille d'émargement et l'attestation. Et nous vous le disons si votre cas ne s'y prête pas.

Nos collaborateurs utilisent déjà ChatGPT. Est-ce vraiment utile de se former ?

C'est plutôt la raison principale de le faire. L'outil est là, il manque la règle et la méthode.

La version grand public peut réutiliser ce qui est saisi, sans accord de sous-traitance, et se tromper avec beaucoup d'aplomb sur un délai de convocation ou sur une clause de bail. La journée traite ces deux points : ce qui ne doit jamais y entrer, et comment vérifier une sortie avant de l'envoyer.

Peut-on regrouper plusieurs cabinets sur une même session ?

Oui, et c'est souvent la bonne formule. Dix collaborateurs venus de cabinets voisins divisent le coût par autant.

Le format se prête bien à une organisation par chambre professionnelle ou par région.

Faut-il des compétences techniques ?

Non. L'usage courant d'un ordinateur et d'Internet suffit.

Tout se fait en langage naturel, dans un navigateur. Aucune installation, aucun paramétrage, aucune connexion à vos outils.

Autres secteurs

Nous travaillons aussi avec

La méthode est la même ; les cas pratiques changent.

Assurance Expertise comptable Cabinets d'avocats Banque Gestion de patrimoine Santé et cliniques Collectivités territoriales EHPAD & médico-social Industrie Tous secteurs, sur mesure
Et maintenant

Parlons de votre cabinet

Une seule porte d'entrée : un rendez-vous téléphonique, sans engagement. Vous décrivez la composition de votre équipe, vos portefeuilles et vos contraintes. Nous vous disons ce qui vous correspond, y compris quand ce n'est pas nous.

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