Le dossier permanent garde ce qui décrit le client d'une année sur l'autre. La norme NP 2300 en cite le contenu, à titre indicatif : la description de l'entité et de son activité, l'organisation comptable, les documents juridiques et contrats importants, la lettre de mission. Un agent IA tient à jour la fiche de chaque client et prévient le collaborateur avant une échéance.
Abraham Brakha, formateur IA · Mis à jour le 9 octobre 2026
L'expression « dossier permanent » ne figure pas dans la norme. La norme professionnelle NP 2300 sur la mission de présentation des comptes, agréée par l'arrêté du 1er septembre 2016, demande à l'expert-comptable de constituer un dossier de travail, qui peut être dématérialisé. Ce dossier contient d'une part les informations utiles sur l'entité pour la mission en cours et les missions ultérieures, d'autre part les documents de travail relatifs aux comptes de la période.
Le dossier permanent, c'est la première partie : ce qui sert d'une année sur l'autre. La norme cite, à titre indicatif, la description de l'entité et de son activité, l'organisation comptable, les documents juridiques et contrats importants, et un exemplaire de la lettre de mission.
Le dossier se constitue à l'entrée du client. Statuts, bail, contrats d'emprunt : rangés une fois, ils ne servent que si quelqu'un les rouvre avant chaque clôture. Le plus difficile est de le tenir à jour. L'agent IA lit ces documents, en tire une fiche par client et prévient le collaborateur avant le terme d'un bail ou la fin d'un emprunt.
Le texte cité est celui de la norme publiée au Journal officiel du 15 septembre 2016.
Les rubriques de gauche viennent de la norme et du code monétaire et financier. La colonne de droite est ce que nous en tirons pour la fiche du client.
| Rubrique | Ce que la fiche en retient |
|---|---|
| Description de l'entité et de son activité | L'activité, le secteur, ce qui a changé depuis la dernière clôture. |
| Organisation comptable | Qui saisit, quels outils, quelles pièces arrivent et à quel rythme. |
| Documents juridiques : statuts, procès-verbaux | Les dirigeants et le capital. |
| Contrats importants : bail, contrats d'emprunt | Le terme du bail, les échéances et le dernier remboursement de chaque emprunt. |
| Lettre de mission | Un exemplaire signé, et ses avenants. |
| Pièces de vigilance contre le blanchiment | Les pièces d'identité des dirigeants et leur date d'expiration. |
Le terme du bail commercial mérite une date dans la fiche. L'article L145-9 du code de commerce prévoit que ces baux ne cessent que par l'effet d'un congé donné six mois à l'avance ou d'une demande de renouvellement. Prévenir le collaborateur un an avant le terme laisse le temps d'en parler avec le client avant que ce délai ne commence.
La liste de la norme est indicative : nous l'adaptons avec vous aux missions du cabinet. Ce que la fiche reprend, et ce qu'elle laisse dans le document d'origine, se décide avec vous.
Nous prenons dans la vidéo l'exemple de l'atelier de menuiserie Lebrun, de son bail et de son emprunt. L'agent IA tient la fiche et prévient le collaborateur ; il ne conseille pas le client sur une échéance.
Aujourd'hui, dans votre cabinet, les statuts, le bail et les contrats d'emprunt de chaque client dorment dans son dossier. Personne ne les relit entre deux clôtures. Alors le cabinet découvre souvent le terme d'un bail ou la fin d'un emprunt trop tard pour en parler avec le client.
Demain, un agent IA lit ces documents et tient une fiche à jour pour chaque client. Pour l'atelier de menuiserie Lebrun, il relève que le bail commercial arrive à son terme en juin de l'année prochaine, et que le dernier remboursement de l'emprunt tombe en mars. Un an avant le terme du bail, et quelques mois avant la fin de l'emprunt, il prévient le collaborateur qui suit le dossier.
Ce que votre collaborateur y gagne : il n'a plus à rouvrir les statuts ni le bail pour retrouver une date. Il vérifie la fiche dans le document d'origine. Et l'expert-comptable parle du bail avec son client avant son terme, pas après.
Voix de synthèse
La vidéo se termine, comme les autres, par cette conclusion : « IzaIA est là pour vous aider à choisir. Nous regardons d'abord si un produit fait déjà ce travail. Nous ne construisons un agent IA que s'il le faut. Et nous vous disons quand il n'est pas à construire : quand il est question de relation humaine, de prise de décision, de conseil à vos clients. Là, l'intelligence dont vous avez besoin n'a rien d'artificiel. »
Trois choix précèdent la première fiche :
La NP 2300 impose un dossier de travail pour la mission de présentation des comptes, sans employer le mot « dossier permanent ». Ce dossier contient les informations sur l'entité utiles d'une mission à l'autre. C'est cette partie que les cabinets appellent le dossier permanent. Pour une mission de présentation des comptes, elle fait donc partie du dossier que la norme exige.
La norme cite à titre indicatif la description de l'entité et de son activité, l'organisation comptable, les documents juridiques et contrats importants, et un exemplaire de la lettre de mission. S'y ajoutent les documents recueillis au titre de la vigilance contre le blanchiment.
L'article L561-12 du code monétaire et financier fixe cinq ans à compter de la cessation des relations avec le client, sous réserve de dispositions plus contraignantes, pour les documents et informations recueillis au titre de la vigilance.
Oui. La NP 2300 précise que le dossier de travail peut être dématérialisé. Nous partons de là : un agent IA lit les documents s'ils sont rangés dans un espace auquel il a accès.
Pas à un outil grand public. Les statuts, le bail et les contrats d'emprunt relèvent du secret professionnel ; la pièce d'identité du dirigeant est en plus une donnée personnelle. L'agent IA que nous construisons les lit chez l'hébergeur choisi par le cabinet, dans le périmètre écrit avant le démarrage. La trame de la fiche client, sans nom, peut se travailler dans l'outil du cabinet. Notre page sur ChatGPT et le secret professionnel détaille la règle générale.
Non. Au titre du blanchiment, il se borne à signaler une pièce d'identité arrivée à expiration. La vigilance reste celle du collaborateur, et le conseil sur une échéance revient à l'expert-comptable.
Mis à jour le 9 octobre 2026. Cette page résume une norme professionnelle et des obligations légales. Elle ne dispense pas de l'avis de votre conseil régional de l'ordre.
Le dossier permanent tenu à jour fait partie de nos dix exemples d'agents IA pour un cabinet d'expertise comptable. Le secret professionnel et le RGPD figurent au programme de notre formation IA de deux jours en cabinet.